Faydalı kaynaklar
Veri Toplama Aracı ve sorularına aşina olmak için buradaki kaynakları kullanabilirsiniz. İşlevsel olmayan araç sürümü, normalde gizli, koşullu sorular ve daha fazla bilgi kutusu dahil olmak üzere tam Aracın nasıl göründüğünü gösterir. Başka bir dosya, kolay inceleme ve sıralama için tüm olası SLCP sorularını tek bir excel sayfasında içerir.
Personel ihtiyacı
Son 12 aya ait verilere dayanan öz/ortak değerlendirmeyi tamamlamak için önemli kaynaklar gereklidir. Birden fazla departman (örn. İnsan Kaynakları, Tedarik, Sağlık ve Güvenlik, Müşteri İlişkileri) ve ilgili kişiler (örn. işe alım, sözleşmeler, ücretler, çalışan katılımı/temsili ve sağlık ve güvenlikten sorumlu olanlar) dahil edilmelidir. Ayrıca, öz/ortak değerlendirme cevaplarını tamamlamak için varsa, çalışan ve/veya sendika temsilcilerinin katılımını tavsiye ederiz.
İşte farklı bölümler için gerekli personel örneği:
Doküman hazırlığı
Öz/ortak değerlendirmeyi tamamlamak ve Doğrulayıcı'nın belgeleri incelemesine hazırlanmak için dokümantasyon organize edilmeli ve muhafaza edilmelidir. Genel bir belge listesi (tüm öğeler tesisiniz için geçerli olmayabilir) Doğrulama Protokolünün Ek IV'ünde mevcuttur. Protokol, doğrulama süreci ve yerinde ziyaretten neler bekleyebileceğiniz hakkında önemli bilgiler içerdiğinden, Doğrulama Protokolünün tamamını okumanızı da öneririz.
Akredite Hizmet Kuruluşu platformunda tesis, daha fazla bilgi sağlamak için her soru için belge veya fotoğraf yükleyebilir. Tüm yüklenenler, nihai doğrulanmış değerlendirmeye eklenecektir. Tesisin değerlendirmeyi bir iş ortağıyla paylaşmayı seçmesi halinde, nihai doğrulanmış değerlendirme ve ekli belgeler/fotoğraflar paylaşılacaktır. SLCP, tesisin yüklediği belgelerin türünü denetleyemez. Ancak SLCP, bir kişinin gizliliğini veya veri korumasını ihlal edebilecek kayıtların yüklenmemesini şiddetle tavsiye eder. Yüklenecek uygun belgelere örnekler, politikalar, prosedürler, el kitapları, eğitim içeriği, (risk) değerlendirmeleri ve kuruluşun sertifikaları/sertifikalarıdır.
Ortak değerlendirme seçeneğini değerlendirin
Tesis, öz değerlendirme ile dışarıdan yardım almaya ve bu nedenle, Veri Toplama Aracı'nı tamamlama veya anlama konusunda zorluklarla karşılaşırlarsa ortak bir değerlendirme yürütmeyi düşünebilir. Örneğin, Doğrulayıcı Kuruluşlardan, markalar, acenteler veya sivil toplum kuruluşları gibi SLCP imzacılarından veya diğer sosyal sorumluluk danışmanlarından dış yardım alınabilir.
Gerekli süre
SLCP sürecini ilk kez tamamlarken, öz/ortak değerlendirme yaklaşık iki hafta sürer. Bunun nedeni, gerekli tüm belgeleri toplamak ve dahili olarak koordine etmek için gereken zamandan kaynaklanmaktadır. Tesis SLCP değerlendirmesini bir sonraki tamamlayışında, hangi belgelerin ve kişilerin gerekli olduğunu bileceği için Veri Toplama Aracı birkaç gün içinde tamamlanabilir.
Uyulması gereken süreler
Doğrulamanın öz/ortak değerlendirmeyi tamamladıktan sonra 2 ay içinde yapılması gerektiğini unutmayın, bu nedenle çalışmanızı buna göre planlayın. Bir Doğrulayıcı, tesis verilerini yalnızca son iki ay içinde tamamlanmış bir değerlendirmede doğrulayabilir. Tesis verileri daha eskiyse, Doğrulayıcı size geri döner ve şunları yapmanızı ister:
- Tesis verilerinin güncel olup olmadığını kontrol etmek için AH'nizdeki öz/ortak değerlendirmeyi yeniden açmanızı ve verilerinizi güncellenmiş bir teslim tarihiyle yeniden submit etmenizi
- Yeni bir değerlendirme başlatmanızı ve bu verileri doğrulama için submit etmenizi
Not: yerinde doğrulama başladıktan sonra verileri değiştirmeniz yasaktır.
Ayrıca, Doğrulayıcı, planlanan doğrulama tarihinden/penceresinden en geç 10 iş günü önce, ilgili yüklenen belgelerle birlikte tamamlanmış değerlendirmenizi almalıdır. Bu nedenle, genel olarak, değerlendirmeyi doğrulama için Doğrulayıcı Kuruluşa göndermeniz arasında yaklaşık 6-7 haftanız vardır.