Nguồn dữ liệu hữu ích
Để tự làm quen với Công cụ Thu thập Dữ liệu và các câu hỏi, bạn có thể sử dụng các nguồn dữ liệu ở đây. Phiên bản công cụ không có hàm chức năng cho bạn thấy toàn bộ Công cụ trông như thế nào, bao gồm cả những câu hỏi thường được ẩn, câu hỏi có điều kiện và các ô có thông tin bổ sung. Tài liệu khác có chứa tất cả các câu hỏi SLCP có trong một bảng Excel, để thuận tiện trong việc xem xét và lọc.
Nhân sự cần thiết
Những nguồn lực quan trọng cần để hoàn thành tự đánh giá/liên kết đánh giá, dựa trên những dữ liệu từ 12 tháng trước. Rất nhiều các bộ phận (ví dụ Nhân sự, Nguồn cung ứng, An toàn & Sức khỏe, Quan hệ khách hàng), và cá nhân (ví dụ như những người chịu trách nhiệm quản lý tuyển dụng, hợp đồng, tiền lương, sự tham gia của người lao động/đại diện của người lao động và sức khỏe và an toàn) phải tham gia. Chúng tôi cũng khuyến khích sự tham gia của đại diện người lao động và công đoàn, nếu có thể, để hoàn thành các câu trả lời tự đánh giá/liên kết đánh giá.
Chuẩn bị tài liệu
Tài liệu phải được sắp xếp và bảo quản để hoàn thành tự đánh giá/liên kết đánh giá và để chuẩn bị cho Chuyên gia Xác minh thực hiện việc xem xét tài liệu. Danh mục tài liệu chung (có thể không phải tất cả đều áp dụng đối với nhà máy của bạn) có trong Phụ lục IV của Quy trình Xác minh. Chúng tôi cũng khuyên bạn nên đọc qua toàn bộ Quy trình Xác minh, bởi vì Quy trình chứa rất nhiều thông tin quan trọng về quá trình xác minh và bạn cần làm gì trong chuyến xác minh tại nhà máy.
Trên nền tảng Máy chủ được công nhận, nhà máy có thể tải lên các tài liệu hoặc ảnh cho mọi câu hỏi để cung cấp thêm thông tin. Tất cả các tài liệu đăng tải lên sẽ được đính kèm vào đánh giá đã được xác minh cuối cùng. Nếu nhà máy lựa chọn chia sẻ đánh giá với một đối tác kinh doanh, thì đánh giá đã được xác minh cuối cùng và tất cả các tài liệu kèm theo/ hình ảnh sẽ được chia sẻ. SLCP không thể khống chế loại tài liệu mà nhà máy đăng tải lên. Tuy nhiên, SLCP đặc biệt khuyến nghị không đăng tải các hồ sơ có thể vi phạm quyền riêng tư của cá nhân hay bảo vệ dữ liệu. Ví dụ về các tài liệu thích hợp để đăng tải lên là những chính sách, quy trình, cẩm nang, nội dung đào tạo, đánh giá (rủi ro), và các chứng chỉ/ chứng nhận của các tổ chức.
Xem xét liên kết đánh giá
Nhà máy được khuyến khích tìm kiếm sự hỗ trợ từ bên ngoài trong việc tự đánh giá và do đó, thực hiện liên kết đánh giá nếu họ gặp khó khăn với việc hoàn thành hoặc hiểu về Công cụ Thu thập Dữ liệu. Ví dụ, sự hỗ trợ từ bên ngoài có thể đến từ các Tổ chức Xác minh của SLCP, các bên tham gia SLCP như các nhãn hàng, đại lý hoặc các tổ chức xã hội dân sự hoặc các công ty tư vấn trách nhiệm xã hội khác.
Thời gian cần thiết
Khi hoàn thành quá trình SLCP lần đầu tiên, một tự đánh giá/liên kết đánh giá mất khoảng hai tuần. Điều này là do thời gian cần thiết để thu thập tất cả các tài liệu cần thiết và phối hợp nội bộ. Nhà máy hoàn thành việc đánh giá SLCP trong những lần sau, họ sẽ biết được mình cần những tài liệu và cá nhân nào, và có thể hoàn thành Công cụ Thu thập Dữ liệu trong một vài ngày.
Trình tự thời gian cần tuân thủ
Hãy nhớ, việc xác minh phải được thực hiện trong vòng 2 tháng kể từ ngày hoàn thành tự đánh giá, liên kết đánh giá do vậy hãy lên kế hoạch công việc phù hợp. Nhân viên Xác minh chỉ có thể xác minh dữ liệu nhà máy trong một đánh giá đã được hoàn thành trong hai tháng qua. Nếu dữ liệu của nhà máy cũ hơn, Chuyên gia Xác minh sẽ liên hệ với bạn và yêu cầu:
- Mở tự đánh giá/liên kết đánh giá trên Máy chủ được công nhận của bạn để kiểm tra xem dữ liệu của nhà máy mới được cập nhật hay chưa và gửi lại dữ liệu của bạn với một ngày gửi hồ sơ được cập nhật
- Bắt đầu một đánh giá mới và gửi dữ liệu để xác minh
Lưu ý rằng bạn bị cấm thay đổi dữ liệu sau khi đã diễn ra chuyến xác minh tại nhà máy.
Tương tự, Chuyên gia Xác minh phải nhận được đánh giá hoàn thiện cùng với tài liệu có liên quan được tải lên chậm nhất không quá 10 ngày làm việc trước ngày/thời hạn xác minh đã lên lịch. Vì vậy, nói chung, bạn có khoảng 6-7 tuần trong khoảng thời gian hoàn thành việc đánh giá và gửi đánh giá cho Chuyên gia Xác minh để thực hiện việc xác minh.